Des clients qui tardent à régler les factures à ceux qui tentent carrément de ne pas nous régler, en tant qu’indépendant, il est important de savoir comment gérer les impayés. Les difficultés relatives à la facturation sont malheureusement loin d’être un mythe !
C’est la galère ? OUI.
On se laisse faire ? NON !
Que faire quand un client refuse de payer ?
Il est vrai qu’en tant qu’indépendant, se lancer dans de telles démarches peut paraître effrayant ou sembler être une perte de temps, notamment si c’est un contrat mineur. Mais dites vous bien que si vous laissez passer une fois, les prochaines fois ne seront pas différentes. Et là, c’est non seulement votre compte bancaire mais également votre réputation professionnelle qui va en souffrir !
Alors oui, votre travail de qualité mérite salaire, et non, vous ne faites ni dans le social ni le bénévolat.
N’ayez pas peur de réclamer votre dû !
Afin de vous aider dans cette situation délicate, nous allons d’abord vous donner quelques conseils afin de tout simplement l’éviter !
Etablissez des devis détaillés :
Cela peut paraître assez évident mais pourtant bon nombre de freelance font encore l’erreur d’omettre des informations importantes dans leurs devis. Notamment en début de carrière.
Il faut savoir que certains client (ils sont peu nombreux heureusement) n’hésitent pas à jouer sur les mots afin d’en obtenir toujours davantage tout en payant toujours moins. Afin de vous protéger au maximum et d’éviter tout malentendu, n’hésitez pas à être précis lors de la rédaction de vos devis. Faites y figurer les conditions de réalisation de la mission ainsi que la durée de celle-ci, et bien évidemment les conditions de paiement. Tout cela est à adapter bien entendu, au cas par cas.
Conservez – Triez – classez :
Bienvenue dans l’ère du digital ! Votre ordinateur sera votre meilleur allié pour trier et ranger vos factures. Ici encore, tout dépendra de votre niveau d’organisation et de maniaquerie, mais essayez au minimum de classifier tout ça. Un dossier avec les factures déjà réglées – rangées mois par mois et année par année. Un second dossier avec les factures envoyées et en attente de paiement. Un troisième avec les devis en attente de validation.
Pour être à jour et au clair dans vos facturations, apprenez à vous organiser de manière à pouvoir facilement mettre la main sur ce que vous cherchez. Ce système vous évitera d’envoyer des relances aux clients vous ayant déjà payé, ou pire, de passer à côté d’une facture non réglée.
Un client qui ne paye pas – quelle réaction ?
Tout d’abord, il est important de ne pas partir au quart de tour. Inutile de l’incendier par message ou mail. Vérifiez tout d’abord les clauses du contrat (normalement stipulées dans le devis ou dans vos échanges écrits). Si le délai de paiement est effectivement dépassé de plus de 10 jours, vous avez toutes les bonnes raisons de vous alerter.
Commencez simplement par contacter votre client pour lui exposer (calmement) la situation. Tournez ceci comme une simple demande, savoir où cela en est, vous assurer éventuellement que le service comptabilité de l’entreprise a bien toutes les informations nécessaires pour vous régler.
Dans la majeure partie des cas, votre client va vérifier de son côté et relancer les démarches de paiement. Il vous répondra sans tarder en vous indiquant les raisons de ce retard, et vous recevrez votre dû sans plus attendre.
Quand le mauvais payeur fait la sourde oreille.
Oui ça arrive. Est ce que l’on s’énerve ? Vous pouvez – mais pas sur lui.
Si après plusieurs semaines rythmées de relances téléphoniques et mails vous restez toujours sans réponse, il est temps de passer à l’étape supérieure.
- La mise en demeure.
La mise en demeure est le premier papier officiel qui fera comprendre à votre client que vous êtes sérieux et déterminé à récupérer la somme qui vous est dû. Vous trouver des exemples de lettres de mise en demeure sur le net, que vous pourrez adapter à votre situation.
Le mieux est d’envoyer celle-ci en courrier recommandé avec accusé de réception.
- Passez voir directement votre client.
Lorsque vous avez affaire à une entreprise ou un client qui exerce dans des bureaux fixes, cette solution peut être l’une des plus efficaces. Débarquez là-bas sans prévenir et demandez à parler à la personne avec qui vous avez traité.
Surtout, gardez votre sang froid et votre professionnalisme, mais soyez ferme. En général, une conversation en face à face suffit à débloquer la situation.
- La procédure d’injonction de paiement.
Vous avez essayé toutes les étapes ci-dessus, et n’êtes parvenu à aucun résultat ? Il est temps de lancer la procédure d’injonction de paiement. Cette procédure est assez rapide et ne nécessite pas de faire appel à un avocat.
Pour les règlements inférieurs à 10 000€, il vous suffit d’envoyer le formulaire Cerfa 12948*03au tribunal d’instance. Veillez à y faire figurer toutes les informations nécessaires (Votre identité, celle de votre client, dénomination, siège social, l’objet de la demande etc.)
Toute pièce justificative sera un appui pour le dossier – devis signé(s), facture(s), mails de relances, mise en demeure etc. Le juge qui examinera le dossier enverra ensuite une injonction de paiement à votre client.
Important :si votre requête n’est pas assez complète ou non justifiée, celle-ci sera refusée par le juge et il vous sera ensuite impossible de la réitérer. Prenez donc soin de veiller à y faire figurer tous les éléments importants, qui pourrait jouer en votre faveur.
Tout comme l’organisation de votre espace de travail, vous aurez bien compris que l’organisation de votre comptabilité est essentielle au bon fonctionnement et à l’accroissement de votre activité. Pour éviter d’avoir à gérer des impayés à répétitions, n’hésitez pas prendre le temps, chaque mois, votre situation.
